تولید محتوا و نحوه برنامه ریزی آن در 5 مرحله

یک فرآیند تولید محتوا فکر شده و قوی برای ایجاد هر محتوا، صرف نظر از مقیاس و دامنه ضروری است. اگر فرآیندی برای تکیه کردن به آن ندارید، پروژه های محتوایی، شما را به تاخیر می اندازد. همچنین، برنامه انتشار شما ممکن است موقتی باشد و خود محتوا ناهماهنگ و ضعیف اجرا شود. همچنین به این معنی است که محتوا به شما در دستیابی به اهداف تجاری کمک نمی کند. یا به نیازهای مخاطبان شما. بنابراین هدر دادن منابعی است که برای ایجاد محتوا استفاده کرده اید. اگر یک تیم کوچک (یا یک نفره) هستید، ممکن است به نظر برسد که اصلاً به فرآیندی نیاز ندارید. اما مشکل اینجاست: بدون فرآیند، این احتمال وجود دارد که محتوای شما به هدف خود عمل نکند.

ایجاد فرآیند تولید محتوا، به صورت مشترک یا ایجاد یک فرآیند تولید محتوا جامد، اطمینان حاصل کنید که هر فرد در تیم شما می داند:

• اهدافی که برای رسیدن به آن تلاش می کنند
• وظایفی که باید انجام دهند
• زمان اختصاص داده شده برای آنها
• هرگونه تاریخ سررسید
• سایر اعضای تیم که به آنها وابسته هستند

برای مقیاس‌بندی و ساده‌سازی فرآیند خود، باید یک فرآیند محکم ایجاد کنید. این فرآیند نیاز به مقاومت در برابر چالش هایی دارد که تیم و کسب و کار شما با آن روبرو خواهند شد. تیم محتوای خود را گرد هم بیاورید و راهی برای مستندسازی فرآیند خود، مانند یک تخته سفید، یک دیوار خالی با پست‌های آن، یک صفحه گسترده گرد هم بیاورید. شما فرآیند تولید محتوا خود را با تعریف هر یک از شش عامل دخیل ایجاد خواهید کرد:

• هدف
• وظایف
• نقش ها
• سفارش
• جدول زمانی و سررسید
• موجودی محتوا

بیایید به هر یک از آنها با جزئیات بیشتری نگاه کنیم و اقداماتی را که باید برای هر عامل انجام دهید را مرور کنیم.

1. هدف از محتوای شما

اگر محتوای شما مطابق با اهداف کسب و کار شما و نیازهای مخاطبان نباشد، هیچ فرآیندی نمی تواند به شما کمک کند تا کسب و کار خود را به سمتی که می خواهید هدایت کنید. زمانی که هر قسمت از محتوای شما هدف مشخصی دارد، شما این قدرت را دارید که عملکرد آن را بسنجید و تلاش های آینده خود را بهینه کنید. دانستن اینکه هدف محتوای شما، افزایش رتبه جستجو، آگاهی از برند! تولید سرنخ یا هر چیز دیگری که برای کسب و کار شما مهم است یا خیر، به شما کمک می کند تا تفاوت واقعی با این محتوا ایجاد کنید.

چگونه انجامش بدهیم؟

بهترین زمان برای تعیین اهداف برای هر قسمت از محتوای شما در مرحله برنامه ریزی موضوع است. تعیین اهداف همچنین می تواند در مرحله کشف یا شروع پروژه های وب­سایت اتفاق بیفتد. برنامه ریزی موضوعات محتوای خود به صورت انبوه رایج ترین و کارآمدترین راه برای تعریف تقویم محتوای خود برای یک چهارم یا حتی یک سال آینده است. به عنوان مثال، پس از اینکه 13 موضوع پست وبلاگ را برای سه ماهه اول سال آینده فهرست کردید، از فضای کنار ستون موضوعات خود برای اضافه کردن یک هدف برای هر موضوع استفاده کنید. وقتی تمام 13 هدف را فهرست می‌کنید، که انتظار می‌رود برخی از آن‌ها بیش از یک بار ظاهر شوند، فهرست خود را مرور کنید و ببینید آیا با اهدافی که کسب‌وکار در کل تلاش می‌کند به آن دست یابد، همسو است یا خیر.

اگر هدف اصلی شما افزایش 15 درصدی تولید است، اما اکثر اهدافی که برای موضوعات خود تعیین کرده اید، با هدف افزایش آگاهی از برند است، باید با در نظر گرفتن این هدف به برنامه ریزی موضوع خود بازگردید. این به شما فرصتی می‌دهد تا تأثیری را که محتوایتان بر تصویر کلی خواهد داشت، مرور کنید، و به شما زمان می‌دهد تا کل استراتژی بازاریابی محتوای خود را بر اساس آن بازبینی و تنظیم کنید.

2. وظایف فرآیند تولید محتوا شما

ندانستن وظایفی که در فرآیند تولید محتوای شما دخیل است می‌تواند پروژه‌هایی را که هرگز به موقع یا اصلاً منتشر نمی‌شوند، به تاخیر بیاندازد و از مسیر خارج کنید. وقتی زمانی را برای نوشتن و ویرایش در نظر می گیرید، اما نه برای طراحی و اصلاحات، ناگهان به زمان بیشتری از دیگران نیاز خواهید داشت که به سادگی ممکن نیست. این منجر به تاخیر و ناامیدی زیادی می شود.

چگونه انجامش بدهیم؟

هر اقدامی را که باید انجام شود تا یک محتوا از مختصر به تایید و منتشر شود، فهرست کنید. ساده به نظر می رسد (و بدیهی است)، اما فراموش کردن برخی از مراحل و به ویژه مراحل فرعی آسان است. پیش بروید و همه چیزهایی که در طول فرآیند تولید شما اتفاق می افتد را فهرست کنید.به عنوان مثال، به جای اینکه صرفاً ویرایش کلی را به عنوان یک کار فهرست کنید، هر ویرایشی را که باید انجام دهید، مانند ویرایش کپی، ویرایش سرفصل، ویرایش گرافیکی فهرست کنید. مراحلی مانند بررسی حقایق، تصحیح، ترجمه یا بررسی قانونی را نیز فراموش نکنید. این تضمین می کند که هیچ یک از وظایف کوچک را فراموش نکنید. این ممکن است منجر به یک لیست طولانی شود که ظاهراً به جای بهتر شدن اوضاع را بدتر کرده است، اما مراحلی که بعد از این لیست دنبال می‌شوند به شما کمک می‌کنند فهرست را اصلاح کنید و آن را قابل اجرا کنید. یک بار دیگر با همه افراد گروه بررسی کنید و تأیید کنید که هیچ کاری گم نشده است. وقتی این کار انجام شد، برای مرحله بعدی آماده هستید.

3. نقش ها در فرآیند تولید محتوا شما

هر یک از وظایف را به فردی که مسئول انجام آن است محول کنید. اگر اینطور نیست، ضرب الاجل شما در خطر است زیرا زمینه ای برای تغییر روابط تیمی ناسالم می شود. این می تواند عواقب طولانی مدت داشته باشد.

چگونه انجامش بدهیم؟

از مرحله قبل به لیست وظایف خود بروید و در کنار هر کار یک نام اضافه کنید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر در یک صفحه هستند و هر یک از اعضای تیم در مورد محدوده مسئولیت خود توافق دارند. اگر متوجه شدید که بیش از یک نفر مسئول یک کار واحد هستند، آن را بیشتر بررسی کنید و ببینید آیا چندین کار فرعی وجود دارد که می توانید آن کار را به آنها تقسیم کنید. به این ترتیب، مطمئن خواهید شد که هیچ سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول کدام بخش خاص از آن کار است وجود ندارد و احتمال سردرگمی را کاهش می دهید. تنها موقعیتی که این مرحله را بیهوده می کند زمانی است که شما تنها فردی هستید که درگیر این فرآیند هستید. حتی در این صورت، نباید هیچ یک از مراحل باقی مانده را نادیده بگیرید.

4. ترتیب فرآیند تولید محتوا شما

اگر ترتیب وظایف در فرآیند تولید محتوای شما به هم نخورد، افرادی را خواهید داشت که منتظر یکدیگر هستند تا کارها را به پایان برسانند. در عوض، آنها باید زمان خود را به حداکثر برسانند و هر زمان که ممکن است به طور همزمان برای کوتاه کردن فرآیند تولید کار کنند.

چگونه انجامش بدهیم؟

به لیست وظایف خود برگردید و موقعیت هر کار را بررسی کنید.

در اینجا یک مثال ساده است.فرض کنید شما دو نفر دارید که به تمام عناصر گرافیکی برای محتوای شما توجه می کنند، اما یکی از آنها منبع عکاسی و گرافیک است، در حالی که دیگری آنها را بر اساس دستورالعمل های برند شما ویرایش می کند. وظیفه ویرایش تصاویر هرگز نباید قبل از منبع یابی تصاویر باشد. در غیر این صورت، یک نفر وقت خود را تلف می کند تا شخص دیگری وظیفه خود را به پایان برساند. یکی دیگر از فعالیت های صرفه جویی در زمان در اینجا این است که به مراحل تولید محتوای خود از منظری بالاتر نگاه کنید و به دنبال کارهایی باشید که می توانید همزمان انجام دهید. به عنوان مثال، در حالی که نسخه شما هنوز در نسخه دوم خود است، مسئول منبع تصاویر احتمالا می تواند کار خود را شروع کند.

5. جدول زمانی و سررسید

این بلوک نهایی برای یک فرآیند تولید محتوا موثر است. این همان چیزی است که تمام قطعاتی را که ذکر کردیم به یک فرآیند تکرارپذیر که توسط تاریخ ها و نقاط عطف تعریف شده است می چسباند.

چگونه انجامش بدهیم؟

دو بخش در این مرحله وجود دارد که من دوست دارم آنها را مؤلفه‌های «زمان تکمیل» و «روزهای قبل» بنامم. هر یک از وظایف شما اکنون صاحبی دارد و به درستی در موقعیت قرار دارد. با هر یک از صاحبان کار کار کنید تا زمان تخمینی را که برای تکمیل یک کار خاص طول می‌کشد اضافه کنید. اگر این اولین باری است که فرآیند تولید خود را ترسیم می کنید، در ابتدا مطمئن شوید که این زمان ها را جمع آوری کنید. برای مثال، اگر شما و صاحب کار فکر می‌کنید که انجام یک کار 45 دقیقه طول می‌کشد، آن را تا یک ساعت گرد کنید. بدیهی است که شما فقط زمانی می خواهید این کار را انجام دهید که چندین کار ماهیت مشابهی داشته باشند و یک فرد واحد مسئولیت آنها را بر عهده بگیرد.

این همچنین به شما یک نمای کلی واضح تر از کل فرآیند و همه افراد درگیر را می دهد. بخش دوم این مرحله این است که تمام وظایف را به قبل از تاریخ انتشار خود ترسیم کنید. برای مثال، فرض کنید می‌خواهید هر سه‌شنبه یک تولید محتوا انجام دهید، و می‌خواهید آن را تا جمعه هفته قبل در CMS خود داشته باشید. ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

– پست وبلاگ هر سه شنبه پخش می شود

– زمانبندی پست وبلاگ برای انتشار در CMS: 4 روز قبل، جمعه

– نوشتن و برنامه ریزی پیام های اجتماعی: 5 روز قبل، پنجشنبه

– درج گرافیک در پست: 7 روز قبل از سه شنبه

– طراحی هدر، بدنه و گرافیک رسانه های اجتماعی: 8 روز قبل، دوشنبه

– ویرایش دوم و تصحیح نهایی: 11 روز قبل، جمعه

– اولین بازبینی: 13 روز قبل، چهارشنبه

– اولین پیش نویس: 15 روز قبل، دوشنبه… و غیره.

سخن آخر:

این فرآیند شما را در مسیر ایجاد محتوای باکیفیت بدون تاخیر، پس زدگی، سوء تفاهم و ناامیدی قرار می دهد. بهترین مکان برای شروع این است که به جدیدترین محتوای خود نگاه کنید و اقدامات خود را که منجر به آن گردیده است بررسی کنید. توجه داشته باشید:

– هر گونه تاخیری که اتفاق می افتد

– هر چیزی که به دلیل وابستگی به یکی دیگر از اعضای تیم متوقف شود

– وضعیت موجودی محتوای شما و هرگونه اصلاحی که باید پس از انتشار آن محتوا انجام می دادید

– هر موقعیتی که مالکیت بر یک کار مشخص نبود

در نتیجه فهرستی که بیرون می آید مجموعه نقاط ضعف شماست. اکنون، چندین ساعت را به تیم خود اختصاص دهید (یا اگر تنها هستید برای خودتان) و این پنج مرحله را با در نظر گرفتن این نقاط ضعف طی کنید. تمام کارها را کامل کنید و هر چیزی را که بحث می کنید مستند کنید. و سپس، شما آماده اید تا برای اولین بار فرآیند جدید خود را اجرا و آن را به یک فرآیند مقاوم در برابر چالش مبدل کنید.